Hộp thư Outlook đầy là một tình huống mà nhiều người sử dụng đôi khi gặp phải. Việc quản lý và làm sạch hộp thư rất quan trọng để đảm bảo bạn không bỏ lỡ thư quan trọng. Và giữ cho hộp thư hoạt động một cách hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách xóa Mail Outlook bị đầy một cách thông minh và hiệu quả.
1. Cách Archive Email trong Outlook
Archive email là một trong những cách xóa mail outlook bị đầy. Và giúp bạn quản lý hộp thư hiệu quả. Khi bạn archive một email, nó sẽ được chuyển vào một thư mục riêng biệt, giúp làm sạch hộp thư chính mà vẫn giữ lại thông tin quan trọng.
Cách thực hiện như sau:
- Mở Outlook và chọn thư mục bạn muốn Archive.
- Nhấn vào nút “File” ở góc trên bên trái.
- Chọn email cần Archive.
- Chọn “Cleanup Tools” và sau đó chọn “Archive“.
2. Hộp thư Outlook bị đầy và cách xóa mail outlook bị đầy
Một trong những vấn đề thường gặp khi quản lý hộp thư email là sự tích tụ của các email không cần thiết hoặc thư rác (spam). Việc xóa bỏ những email này không chỉ giúp giữ cho hộp thư gọn gàng, dễ quản lý mà còn tăng cường hiệu suất làm việc. Đây là cách xóa mail outlook bị đầy thứ 2 mà bạn nên biết.
2.1 Xóa các Email không cần thiết từ hộp thư
- Bước 1: Đánh dấu những email bạn muốn xóa. Bạn có thể chọn nhiều email cùng một lúc bằng cách sử dụng các tùy chọn như “Chọn tất cả” hoặc giữ phím Ctrl và nhấn vào từng email.
- Bước 2: Nhấn vào nút “Delete” trên thanh công cụ hoặc sử dụng phím Delete trên bàn phím. Những email bạn đã chọn sẽ bị chuyển vào thùng rác.
- Bước 3: Sau đó bạn đến thùng rác và xóa vĩnh viễn những email bạn không muốn giữ lại.
2.2 Xóa các Email thư rác (Spam)
- Bước 1: Truy cập vào hộp thư và tìm đến thư rác hoặc thư quảng cáo.
- Bước 2: Đánh dấu các email spam bằng cách chọn chúng. Như trong bước trước, bạn có thể sử dụng các tùy chọn như “Chọn tất cả” hoặc giữ phím Ctrl và nhấn vào từng email.
- Bước 3: Nhấn nút “Delete” hoặc sử dụng phím Delete trên bàn phím. Các email spam bạn đã chọn sẽ bị xóa khỏi hộp thư.
2.3 Lưu ý quan trọng của cách xóa mail outlook bị đầy:
- Kiểm tra trước: Trước khi xóa bất kỳ email nào, hãy kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo rằng bạn không xóa bất kỳ email nào quan trọng.
- Xóa thường xuyên: Thường xuyên xóa các email không cần thiết và spam để tránh tích tụ quá nhiều thư trong hộp thư của bạn. Đây là cách xóa mail outlook bị đầy hữu hiệu nhất.
- Đặt quy tắc tự động: Để tránh việc phải xóa thủ công, bạn có thể đặt các quy tắc tự động để chuyển những email từ nguồn không mong muốn vào thư mục Spam hoặc xóa tự động.
3. Lưu Email Outlook về máy tính
Lưu trữ email từ hộp thư Outlook về máy tính có thể giúp bạn tạo bản sao dự phòng của email quan trọng. Đây là cách xóa mail outlook bị đầy thứ 3 mà bạn có thể tham khảo.
Cách thực hiện như sau:
- Mở email cần lưu trữ.
- Chọn “File” và sau đó chọn “Save As”.
- Chọn thư mục lưu trữ và đặt tên cho file.
- Chọn định dạng lưu trữ (thường là .msg hoặc .eml).
- Nhấn “Save”.
4.Cách xóa mail Outlook 365 online bị đầy
Ngoài cách xóa mail outlook bị đầy thì xóa mail Outlook 365 online bị đầy là chủ đề cũng được khá nhiều người quan tâm.
Cách thực hiện như sau:
- Mở hộp thư Outlook 365.
- Chọn email bạn muốn xóa.
- Nhấn nút “Delete” hoặc nhấn phím Delete trên bàn phím.
5. Chọn giải pháp email tên miền của nhà cung cấp khác
Sau khi đã thực hiện các cách xóa mail outlook bị đầy mà Email Outlook bạn vẫn bị đầy, và bạn không muốn xóa xuất kỳ dữ liệu nào thì bạn có thể tìm hiểu thêm về Google Workspace và Microsoft 365. Google và Microsoft là hai nhà cung cấp hàng đầu trên thế giới. Họ có nhiều phiên bản khác nhau cho bạn lựa chọn, bạn sẽ không lo về việc bộ nhớ email bị đầy nữa.
6. Kết Luận
Giám sát hộp thư Outlook để nó không đầy là một việc làm quan trọng. Nó giúp duy trì hiệu suất làm việc và không bỏ lỡ thông tin quan trọng. Bằng cách archive email, xóa email không cần thiết và áp dụng các biện pháp phù hợp, bạn có thể duy trì hộp thư trong tình trạng sạch sẽ và hiệu quả. Liên hệ chúng tôi nếu bạn có thắc mắc nào chưa được giải đáp
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu cách xóa email Outlook bị đầy một cách hiệu quả. Chúc các bạn thành công !
